Analyse des Wertstroms im Ersatzteilgeschäft

Ausgangssituation

Ein international tätiger Hersteller und gleichzeitig Großhändler technischer Komponenten stand vor erheblichen Herausforderungen in seinem Ersatzteilgeschäft. Über Jahre hinweg waren zahlreiche Systeme, individuelle Lösungen und manuelle Prozesse entstanden, die nicht miteinander synchronisiert waren. Produktdaten, Ersatzteilstrukturen und Preislogiken existierten parallel in verschiedenen Systemen und wurden teilweise manuell gepflegt. Vertrieb, Service und Logistik arbeiteten mit unterschiedlichen Datenständen. Dadurch kam es regelmäßig zu Verzögerungen in der Auftragsabwicklung, hohem Abstimmungsaufwand sowie unnötigen Beständen im Lager.Gleichzeitig wuchs der Druck aus dem Markt: Kunden erwarteten schnell verfügbare Ersatzteile, klare Preisstrukturen und zuverlässige Lieferzeiten.

Was wir umgesetzt haben

Transparenz über Wertströme und Systemlandschaft schaffen

Zu Beginn wurden gemeinsam mit den Fachbereichen die bestehenden Ersatzteilprozesse vom Engineering bis zur Auslieferung analysiert. Dabei wurden die relevanten Systeme, Datenflüsse und manuellen Eingriffe sichtbar gemacht. Auf dieser Basis entstand ein klares Bild der aktuellen Wertströme sowie der größten Medienbrüche und Ineffizienzen im Ersatzteilgeschäft.

Produkt- und Ersatzteilstrukturen harmonisieren

Gemeinsam mit Produktmanagement, Service und Vertrieb wurden die bestehenden Produkt- und Ersatzteilstrukturen vereinheitlicht. Ziel war eine konsistente Struktur, die sowohl für Engineering als auch für Ersatzteilvertrieb und Service nutzbar ist. Dabei wurden doppelte Artikelstrukturen bereinigt, Varianten reduziert und eine durchgängige Logik für Ersatzteildefinitionen geschaffen.

Systeme und Prozesse synchronisieren

Parallel wurden zentrale Systeme miteinander integriert und Prozesse neu gestaltet, sodass Produktdaten, Ersatzteilinformationen und Auftragsdaten konsistent verfügbar waren. Dadurch konnten manuelle Abstimmungen reduziert, Daten automatisch synchronisiert und die Bearbeitung von Ersatzteilanfragen deutlich beschleunigt werden.

Ergebnis

Durch die Harmonisierung der Ersatzteilstrukturen und die Synchronisierung der Systemlandschaft entstand ein deutlich stabilerer und transparenterer Prozess für Ersatzteilgeschäft und Service. Vertrieb, Service und Logistik arbeiteten nun mit konsistenten Daten und klaren Prozessabläufen. Ersatzteilanfragen konnten schneller beantwortet und Aufträge zuverlässiger abgewickelt werden. Der Materialbestand und die damit einhergende Kapitalbindung wurden reduziert.