Unabhängige Beratung bei der Auswahl einer Branchensoftware

Ausgangssituation

Eine Unternehmen stand vor der Herausforderung, ein veraltetes, lokal betriebenes Softwaresystem weiter zu betreiben, das ursprünglich für einen anderen Einsatzzweck entwickelt worden war. Über Jahre hinweg war das System an neue Anforderungen angepasst worden, ohne die grundlegende Architektur zu modernisieren. Die Folge waren zahlreiche manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Anwendungen. Gleichzeitig führte der schlechte Wartungszustand der Software zu kritischen Ausfällen – unter anderem konnten zeitweise Zahlungen nicht mehr ordnungsgemäß durchgeführt werden. Die Organisation lief Gefahr, ihre gesetzlichen Verpflichtungen nicht mehr zuverlässig und fristgerecht erfüllen zu können.

Was wir umgesetzt haben

Analyse von Ist- und Zielzustand

Zu Beginn wurden die bestehenden Prozesse sowie die zukünftigen Anforderungen strukturiert analysiert. Besonderes Augenmerk lag auf den gesetzlich relevanten Abläufen und den notwendigen Systemfunktionen. Zusätzlich wurden zentrale Kennzahlen ermittelt, darunter Anzahl der Nutzer, Schnittstellen, Prozessinstanzen sowie verbundene Aufgaben. Daraus ergaben sich belastbare Annahmen für den aktuellen sowie den zukünftigen Kostenrahmen.

Analyse vergleichbarer Lösungen im Umfeld anderer Behörden

Im nächsten Schritt wurden vergleichbare Organisationen analysiert, um zu verstehen, welche Softwarelösungen dort eingesetzt werden und welche Erfahrungen in der Praxis gemacht wurden. Auf Basis dieser Untersuchung konnten vier potenziell geeignete Softwareanbieter identifiziert werden.

Bewertung potenzieller Softwareanbieter

Abschließend wurden konkrete Auswahlkriterien definiert und Gespräche mit den identifizierten Softwareanbietern geführt. Dabei wurde geprüft, inwieweit die jeweiligen Lösungen die funktionalen Anforderungen erfüllen und langfristig eine stabile und nachhaltige Systemlandschaft ermöglichen.

Ergebnis

Die Analyse zeigte, dass keine der verfügbaren Standardlösungen die Anforderungen der Organisation vollständig erfüllen konnte. Gründe waren unter anderem starke Abhängigkeiten von einzelnen Cloud-Anbietern, fehlende Schnittstellen sowieunverhältnismäßig hohe Implementierungskosten. Als Ergebnis wurde eine maßgeschneiderte Entwicklung als sinnvollste Option identifiziert. Gleichzeitig konnten durch die strukturierte Voranalyse potenzielle Fehlinvestitionen vermieden werden, die bei vergleichbaren Projekten in anderen Organisationen bereits aufgetreten waren.