Standardisierung und Automatisierung des Angebotsprozesses

Ausgangssituation

Ein Unternehmen stand vor der Herausforderung, Angebotsanfragen weitgehend manuell zu bearbeiten. Obwohl sich viele Leistungen in ihrem Aufbau und in der Preislogik stark ähnelten, wurden größere RFQs individuell bearbeitet. Der Markt war stark preisgetrieben, gleichzeitig aber auch sehr zeitkritisch: Endkunden mussten Komponenten oft kurzfristig von ihren Standorten abtransportieren lassen. Die Reaktionszeiten auf Anfragen lagen dennoch häufig bei zwei Wochen oder mehr. In vielen Fällen wurde das Angebot dadurch zu spät abgegeben.

Was wir umgesetzt haben

Standardisierung des Angebotsportfolios

Im ersten Schritt wurden die wichtigsten Services in standardisierter Form beschrieben und mit klaren Preislogiken hinterlegt. Ziel war es, einen Großteil der wiederkehrenden Anfragen auf Basis definierter Leistungsbausteine schnell und konsistent bearbeiten zu können. Dadurch konnten mehr als 80 Prozent der eingehenden Anfragen mit einem klar strukturierten Angebotsansatz abgedeckt werden.

Harmonisierung der Datenerfassung

Im nächsten Schritt wurde die Aufnahme der relevanten Kundendaten vereinheitlicht und digital unterstützt. Die benötigten Informationen mussten nur noch einmal erfasst werden und standen anschließend für die Angebotserstellung unmittelbar zur Verfügung. So wurden Medienbrüche reduziert, manuelle Übertragungen vermieden und die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt.

Angebotsantworten in weniger als 48 Stunden

Auf Basis der standardisierten Leistungen und der vereinfachten Datenerfassung konnte der Angebotsprozess weitgehend beschleunigt und in Teilen automatisiert werden. Anfragen wurden nun in der Regel innerhalb von weniger als 48 Stunden beantwortet – häufigohne zusätzlichen Preisnachlass und mit deutlich geringerem Aufwand als zuvor.

Ergebnis

Die deutlich schnellere Reaktion auf Angebotsanfragen verbesserte die Abschlusswahrscheinlichkeit spürbar. Gleichzeitig sank der interne Bearbeitungsaufwand erheblich, da wiederkehrende Anfragen nicht mehr jedes Mal individuell aufgesetzt werden mussten. Das Unternehmen konnte mehr kleinere Aufträge gewinnen, schneller auf Marktanforderungen reagieren und die Wirtschaftlichkeit des Angebotsprozesses klar verbessern.